,

از شنبه دیگه شروع میکنم! “مدیریت زمان ” را بهتر بشناسیم !؟

مدیریت زمان

در بحث مدیریت زمان ابتدا به تعریف زمان می پردازیم تا با بدست آوردن مفهوم زمان وارد مرحله بعد یعنی اهمیت زمان بشویم، در واقع ابتدا میخواهیم مفهوم زمان و اهمیت آن برای شما روشن بشود تا با کمک آنها بتوانید رابطه مدیریت و زمان را بهتر درک کنید و به ارزشمند بودن زندگی خود پی ببرید، در انتها راهکارهایی جهت مدیریت زمان به شما خواهیم گفت . با ما همراه باشید تا دریچه ای جدید از دید مدیریت زمان برای شما باز شود !

زمان چیست ؟

در مفهوم زمان ابتدا به ماهیت زمان می پردازیم، اگر زمان را به کمیتی ۳ بعدی تقسیم کنیم یعنی محور  X , Y , Z  را داریم، بیاید با محور ها بهتر آنشا بشویم؛

محور طول X

طول زمان در واقع “مدت” زمان است، به زبان ساده تر  روزمرگی و مدت زمان هرچیزی که ممکن است یک چرخه باشد را محور طول معرفی میکند. ۳۶۵ روز سال، ۲۴ ساعت شبانه روز،۶۰ دقیقه و … این ها همه طول زمان یا “مدت” هستند.

محور عرض Y

عرض زمان یعنی در مدت زمان معین مثلا یک هفته شما چند کتاب میخوانید یا چقدر درآمد دارید ، برخلاف طول زمان که قابل پیش بینی و تکرار شدنی است ، عرض متغیر است و کاملا به مدیریت زمان شما بستگی دارد پس در اینجا برای مدیریت زمان بیشتر اهمیت قائل میشویم . در این قسمت مهم این است که اثربخشی و تعداد کار انجام شده در مدت زمان مشخص بیشتر باشد .

محور Z

این بُعد،عمق زمان است! عمق زمان بیانگر کیفیت انجام کار است ، در این بعد دید فرد یک دید رهبری هست یعنی در یک وقت مشخص(محور طول) با تعداد کار انجام شده(محور عرض) چه اندازه رضایت بخش (محور عمق) بوده است یا چقدر راضی(محور عمق) هستیم از انجام کار ها .

پس نتیجه گیری اینکه ما چند رویکرد داریم :

مدیریت وقت در محور طول زمان واقع شده، یعنی ما تسلطی بر وقت نداریم ،نمیتوانیم گذر زمان را متوقف کنیم ولی می توانیم مدیریت وقت داشته باشیم !

ما تسلطی بر شرایط نداریم ولی میتوانیم مدیریت شرایط داشته باشیم و تعداد کار بیشتری برای اثربخشی بهتر انجام بدهیم .

رضایت مندی و رهبری مدیریت زمان در دو بعد طولی و عرضی ، که از عمق زمان ناشی میشود کاملا بستگی به خودمان دارد .

 

اهمیت زمان ؟

همه ما انسان ها در شبانه روز ۲۴ ساعت فرصت داریم، ۳۶۵ روز در سال زمان داریم،کارمندان در حالت معمول ۸ ساعت برای انجام کارشان در روز فرصت دارند و هزاران مثال مانند این ها را میتوانم برای شما بگویم، اما تفاوت یک فرد که از تمام وقت خودش استفاده میکند و اثر بخشی خودش را بالا میبرد و با رضایت روزگار خود را می گذراند و به یک فرد موفق تبدیل میشود با شخصی که از همین وقتش به درستی استفاده نکرده و تسلط بر شرایط را به فرار از شرایط ترجیح داده است و موفق و رضای نبوده است چیست !؟

 

راهکارهای مدیریت زمان ؟

مدیریت زمان

آیا با واژه تایم باکسینگ آشنا هستید ؟

تایم باکسینگ تنظیم محدوده زمانی مشخص برای انجام‌دادن یک کار یا مجموعه ‌ای از کارهاست و به ‌جای انجام دادن کاری تا زمانی‌ که پایان یابد، طی مدت زمانی مشخص متعهد به انجام ‌دادن آن می‌شوید. این تعریف ساده است اما ارزش این تعریف خیلی بیشتر است پس لطفا فریب آن را نخورید !

چند راهکار که در مدیریت زمان یا تایم باکسینگ به شما کمک میکند تا بهتر عمل کنید :
۱. در انجام‌دادن کارهای بزرگ آهسته پیش بروید
ساده ترین کاربرد تایم ‌باکسینگ یا مدیریت زمان این است که در کارهای بزرگ پیشرفت کنید. از قدیم گفته اند سنگ بزرگ نشانه نزدن است،ما هم موافقیم ، ولی آیا قبول دارید با برداشتن سنگ های کوچک و آماده شدن برای سنگهای بزرگتر شما روز به روز قوی تر میشوید ؟

همین تکنیک را اجرا کنید تا هم در مدیریت زمان تان قوی شوید هم کار بزرگی را انجام بدهید و ترس از بزرگ بودن کارها را در خود ازبین ببرید .

۲. از شر «وظایف آزار دهنده» خلاص شوید
بهترین راه مقابله با کارهایی که ذهن شما را آزار می دهند این است که مدیریت زمان داشته باشید، اغلب این کارها بسیار کوچک هستند یا بسیار بزرگ، به همین دلیل تمرین کنید یا آنها را تمام و کمال انجام دهید تا ذهنتان باز شود یا کلا حذفشان کنید! این امور آزار دهنده باعث پس رفت و درجا زدن در امور شما می شود .
۳. غلبه بر تعلل و تنبلی
[ حالا انجامش میدم] ، [ کووو تا شنبه ؟! فردا انجام میدم ] ، [ میدونم هنوز وقت دارم برای انجامش ] !

بله این جملات را روزانه از هر شخصی یا حتی خودمان بارها و بارها نقل شده است غافل از اینکه مشکل کجاست ، برای هر کاری یک زمان مشخص تعیین کنید و یک نقطه پایان را در نظر بگیرید، با این کار ذهن شما مقاومت کمتری انجام میدهد . یک راه دیگر این است که اگر مشکل تعلل و تنبلی را دارید  برای نقطه پایان کار خود یک پایان باز در نظر بگیرید با این کار حداقل کند و آهسته حرکت میکنید ولی حرکت می کنید !!!
۴. غلبه بر کمال‌گرایی
کمال گرایی در مقابل تعلل قرار دارد به جای امتناع از انجام دادن کار، آنقدر سرگرم آن کار میشوید که از بقیه کارها عقب می مانید و به هیچ کاری نمی رسید ، یا سرگرم کارهای گوناکون میشوید و هیچ کاری را کامل انجام نمیدهید . اگر شما هم این مشکل را دارید باید در نظر داشته باشید با ” مدیریت زمان ” قطعی یا تنظیم یک آغاز و پایان قطعی برای کار خود می توانید  این مشکل را تا حدودی برطرف کنید . ” مدیریت زمان محدود ” نام این راهکار است ، با محدود کردن زمان خود ذهن را مجبور میکنید تا تعلل را کنار بگذارد و بعد از ذهن طبیعتا بدن شما سازگاری پیدا میکنید.
۵. افزایش تمرکز

مدیریت زمان و تمرکز
افزایش تمرکز از تعیین مدت مان محدود حاصل می شود، همچنین با کنار گذاشتن کارهای اضافه نیز تمرکز بر روی یک کار بیشتر خود را برجسته میکند. اگر میخواهید یک فرد سازنده، تاثیر گذار و موفق باشید باید اضطراب ذهنی فکری خود را کاهش دهید ، تمرکز اینقدر در مدیریت زمان ارزشمند است که بزرگان از آن بعنوان “ذره بین سوزان” یاد میکنند ، یعنی اینقدر تمرکز کن تا بسوزانی !
۶. افزایش کارایی
دقت کرده اید در مواقعی که به انتهای وقت مشخص شده میرسیم اثربخشی و کارایی ما بیشتر میشود !؟

” اثر پایان” به شما این اجازه را میدهد تا در یک بازه زمانی سالم کار خود را سریع و تمیز انجام دهید و این جزو خصوصیات ذهن شماست.
۷. افزایش انگیزه
آفت انگیزه انجام دادن کارهای بزرگ است ، زیرا به دلیل اینکه نتیجه را در مدت زمان طولانی تری مشاهده میکنیم ، به مرور زمان انگیزه کم میشود . به همین دلیل است که از انجام کارهای بزرگ سر برمیگردانیم و کارهای ساده و کوچک را انجام میدهیم  حتی با صرف نظر به موفقیت پیش رو ! اما درست به این عبارت مهم توجه کنید :

همانطور که خط زدن کارهای ساده از فهرست امور شما در مدیریت زمان به شما انگیزه میدهد، نزدیک شدن به پایان کار از خط زدن کارهای ساده بیشتر به شما انگیزه میدهد زیرا با دیدن نتیجه پیشرفت کار یک انگیزه مرکب به شما القا میشود !
یکی از راههای دیگر افزایش انگیزه در مدیریت زمان این است که برای خود یک چالش قرار دهید ؛ مثلا چند نفر تا حالا به کار من نظر داده اند؟ آیا رکورد را شکسته ام؟ رقیب من در چه حالی است ؟!
۸. کار روی اهداف ” مبهم “

به نظر شما اهداف همیشه باید SMART  باشند؟ پس تکلیف اهدافی که در این تعریف نمیگنجند چه میشود ؟!
گاهی وقت ها برای اهئافی که در سردارید و بسیار گنگ و هیچ هستند وقت صرف کنید، آنها را مدیریت کنید ، هر نهالی ابتدا یک دانه بوده است که فقط یک متخصص کشاورزی تشخیص میدهد این چه دانه ای است و چه درختی میشود! پس از فکر کردن و مدیریت زمان اهداف گنگ نترسید .

شما می‌دانید که چه زمانی لازم است واقعاً روی کارهایی مانند کارهای ضرب‌العجل و اهداف SMART به‌طور کامل متمرکز شوید. پس وقتی تکلیف اهداف SMART  روشن است ،با مدیریت زمان اهداف مبهم خود را به دام بیندازید و هم خدا , هم خرما را داشته باشید.
۹. نوآوری کنید و خلاق باشید
نوآوری و ایده پردازی باعث می شود ذهن شما همیشه آماده باشد تا مسائل جدید را مدیریت کند، منظور از مدیریت کردن یعنی اینکه یک ایده به ذهنتان رسیده و سریع آنرا یادداشت کنید و تا حدی برای آن برنامه ریزی یا جستجو میکنید و همینطور ادامه ماجرا تا به پایان برسد. یا حداقل در یک فرصت به نام مرحله ” غوطه وری ” شما این امکار را دارید تا آن را یادداشت کنید و بعدا به سراغ آن بروید. به هرحال سعی کنید همیشه تکراری نباشید !

۱۰. افزایش آگاهی از زمان
تا حالا از خودتان پرسیده اید که در روز چطور وقت خود را گذراندید ؟ ایان هَمپ در اظهارنظری گفته است که رسیدگی به زمان باعث میشود ارزش زمان خود را درک کنید و رابطه ی ارزش و وقت را بهتر متوجه خواهید شد . سازماندهی کارهای روزمره و تخصصی با مدیریت زمان باعث می‌شود رسیدگی به زمان بسیار آسان شود.
همچنین آگاهی از زمان سپری شده و متوجه شدن فرصتهایتان به شما دید خوبی از ارزش وقت تان میدهد ، زیرا به شما کمک می‌کند تا به کارهای بی‌اهمیت بیشتر «نه» بگویید.
۱۱. ایجاد ضرب‌ آهنگِ کار

ضرب آهنگ یعنی تناوب،ضرب آهنگ کار یعنی چه مدت کار میکنم و چه مدت استراحت میکنم. حداکثر اثر بخشی زمانی حاصل میشود که دوره های کار و استراحت خود را به درستی تنظیم کنید . مدیریت زمان ساختاری مناسب برای ایجاد این توازن به وجود می آورد. مهم این است که ضرب‌آهنگ خود را پیدا کنید .
ایجاد تناوب میان انواع گوناگون محدوده ‌های زمانی (مانند، کار/استراحت، یا کارهای سخت/ کارهای آسان) استفاده از انرژی‌تان را به حداکثر می‌رساند و شما را قادر می ‌سازد کارهای بیشتری به اتمام برسانید. مثلا ضرب‌ آهنگ دلخواه من تناوب میان ۶۰  دقیقه کار و ۱۰ دقیقه استراحت است.
۱۲.  ابتدا انجام کارهای مهم
این یک قانون طلایی در مدیریت زمان است. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید؛ هنگامی که این کارها را تمام کردید، روزتان به خوبی پیش خواهد رفت. می توانید به سراغ دیگر کارها بروید و یا آنها را به فردا موکول کنید؛ به هر حال شما کارهای مهم خود را به پایان رسانده اید. قبل از اینکه شرایط بر شما تسلط پیدا کنند، شما بر آنها تسلط پیدا کنید ! در هر روز صبح ابتدا کار مهم را انجام دهید ، در واقع با انجام آن کار انرژی و انگیزه ای برای بقیه کارها میگیرید ،اگر قصد ندارید برای هر کاری محدوده زمانی مشخصی را به‌ کار ببرید، لطفاً فقط به‌ کارگیری این نکته را در نظر بگیرید. شاید این مؤثرترین راهی باشد که بتوانید برای تعقیب آرزوهایتان انجام دهید.

۱۳. به زندگی‌تان توازن ببخشید
تمرکز بسیار روی حوزه خاص از زندگی‌مان به بهای حوزه‌های دیگر امری رایج است.
مدیریت زمان فقط برای انجام کارهای تخصصی شما نیست ، بلکه میتوانید از آن برای کارهای روزمره استفاده کنید؛ شما می‌توانید برای هر کار مهم دیگری، مانند اوقات فراغت، خانواده، سرگرمی و… محدوده زمانی مشخصی را تنظیم کنید.
اختصاص زمانی خاص برای هر کاری که بیشترین اهمیت را دارد، راهبردی بسیار خوب است تا به شما کمک کند زندگی متوازنی داشته باشید. یادمان باشد محدوده زمانی تعیین شده همیشه در اولویت قرار دارد !
۱۴. از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید
خب، یک تنفس ؛ گشت ‌وگذار در میان شبکه‌های گوناگون ماهواره یا وب‌سایت ها، بازی، تغذیه،ایمیل و …  همه باعث هدر رفتن زمان میشود، نمیگویم اصلا استفاده نکنید بلکه بسیار توصیه به استفاده از این مسائل دارم ولی با هدف و منظم باید استفاده کرد. به نظر می‌رسد همه در زندگی خود جایی برای هدر دادن زمان دارند ولی برنده آن شخصی است که با تعیین هدف و برنامه ریزی درست به این شبکه ها می پردازد.خودتان را سرزنش‌ نکنید، همه کاری که لازم است انجام بدهید این است زمان ‌تان را مدیریت کنید تا هدر نرود. تاکید میکنم یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند تماشای تلوزیون، فیلم، بازی و یا شبکه های اجتماعی نظیر توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید. راهکار دیگر برای جلوگیری از هدر رفتن وقتتان این است که در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه کرده تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند. سپس سعی کنید آن را کاهش دهید.
۱۵. به خودتان پاداش بدهید
اگر پاداش‌ها‌ را فقط برای پس از پایان ‌یافتن کارها در نظر بگیرید، ممکن است به‌دنبال انجام‌دادن وظایف سریع و آسان بروید و از کارهای مهم و جدی دوری کنید. چرا در عوض پس از اتمام کارتان در محدده زمانی مشخص، به خود پاداش ندهید؟
برای مثال چک کردن  کانال های سرگرم کننده تلگرام برای همه مایک عادت است، کافی است بعد از پایان هر کاری طبق مدیریت زمان ، به خود یک پاداش بدهیم و آن بررسی کانال های تلگرام باشد ! بله به همین راحتی هم انگیزه میگیرید هم کارهایتان انجام شده است ! پاداش ‌ها ممکن است به کوچکی نوشیدن لیوانی آب یا کشیدن نفسی عمیق  هم باشد.

 نکته پلاس+  🙂

مدیریت زمان و مدیریت وقت

” نه ” گفتن را یاد بگیرید

نه گفتن به کارهای کوچک یا آزاردهنده و غیر مفید از کلیدی ترین رموز موفقیتی است ! یادمان باشد به هر فرصتی یا به هر کاری بله بگوییم باز دچار کمال گرایی افراطی شده ایم ! پس نه گفتن کلید مدیریت زمان است !

+خواب مفید داشته باشیم

کم خوابی باعث میشود کارهای بیشتری انجام بدهیم ، حتی در آخر شب بازدهی من بیشتر میشود! اگر اینگونه فکر میکنید کاملا در اشتباه هستید ! بیشتر افراد به ۷ تا ۸ ساعت خواب در روز نیاز دارند تا ذهن و جسم شان بتواند عملکردی مطلوب داشته باشد. به یاد داشته باشید که عقل سالم در بدن سالم است، بنابراین به سلامت بدن خود اهمیت داده و ارزش خواب را دست کم نگیرید.

+ به موقع دست به کار شوید

به موقع دست به کار شدن یعنی هیچ شنبه ای برای من وجود ندارد! اگر کاری دارم باید همین الان آن را انجام دهد و من به شما با قطع به یقین میگویم برای کار عقب افتاده هیچ شنبه ای وجود ندارد ! و این یک قانون نانوشته در موفقیت است !

+ اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید

نگاه به جزئیات انجام کار دقیقا موازی با کمال گرایی است! اغلب افراد کمالگرا در این حال غرق میشوند، کارهای ناتمام و نصفه نیمه از نشانه های چنین شخصیت هایی است، تنها راه چاره اینست که با نگاهی به گذشته و حذف حاشیه های موود، مستقیم به سمت هدف حرکت کنیم و پیشرفت خود را ببینیم.

 + زمان معینی را برای انجام هر کار در نظر بگیرید
اگر یک کار به شما محول شود همیشه اول جملات منفی مثل : « این پروژه بسیار بزرگ است و زمان زیادی میخواهد» ، « این کار ار آن چیزی که فکرش را میکردم سخت تر است و نمیتوانم آن را انجام دهم» ، به ذهن شما می آید . مدیریت زمان اینجا به کمک شما می آید و میتوانید با تنظیم محدوده زمانی خود تمام کارتان را انجم دهید ، بخاطر داشته باید که محدودیت زمانی سبب تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه بهره وری تان نیز افزایش پیدا می کند. اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آن را به پایان برسانید ولی لطفا برسانید !

+ وقت استراحت داشته باشید

بسیاری بر این باورند اگر استراحت کنند کارشان عقب می افتد ولی دقیقا برعکس این است! استراحت فکر و ذهن شما را تازه میکند و به شما اجازه میدهد ذهن کارآمدتری داشته باشید، به هر حال تناوب را نیز رعایت کنید .

+در همان ابتدا به لیست کلی وظایف خود نگاه نکنید

نگاه به طومار وظایف و کارهای روزمره و حتی تخصصی جزء عذاب آور ترین لحظات زندگی مان است،درسته ؟

خیر! من و شما یاد گرفته ایم با مدیریت زمان ابتدا کارهای مهم را انجام بدهیم سپس طبق جدول زمانی تنظیم شده به کارهایمان برسیم.

+ ورزش کنید و رژیم غذایی سالمی داشته باشید

تحقیقات نشان داده اند که بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها، رابطه ی مستقیمی وجود دارد! به یاد داشته باشید که خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم، انرژی شما را در حد مطلوب نگاه داشته و باعث تمرکز بیشتر شما در انجام امور خواهد شد.

+ کارها را دسته بندی کنید

این تاکتیکی است که توسط لئو بابوتا پیشنهاد می شود. او می گوید، اینکار باعث توجه شما به انجام کارهای مهم تر خواهد شد. به کارهایی که زودتر باید انجام شوند، توجه جدّی داشته باشید و روی آنها تمرکز کنید.
هدفمند باشید و بخاطر بسپارید که انجام کارهای کوچکتری که ارزش زیادی دارند بهتر از انجام کارهای زیادی است که شاید خیلی هم برایتان فایده ای نداشته باشند.

+ تعطیلات آخر هفته

شاید به نظر خنده دار برسد ولی به جرات می توان گفت که انجام کمی کار در تعطیلات آخر هفته، تاثیر شگفت انگیزی در کاهش حجم وظایفتان در طول هفته دارد. هدف ۲ تا ۴ ساعت در هر روز است و خواهید دید که وقت آزاد بیشتری برای فعالیت های خود خواهید داشت.

+از وقت خود بهترین استفاده را داشته باشید

برای بسیاری از افراد عادی شده است که وقت خود را هدر بدهند و تلاشی هم برای استفاده از آن نکنند. مکان هایی که منتظر نشسته اید، صف انتظار در فروشگاه ها، مترو و یا ورزشگاه ها از جمله فضاهایی هستند که می توانید به مطالعه در آنها بپردازید تا در وقت خود صرفه جویی نمایید.

+ متعهد به قول خود برای انجام کارها باشید

شاید قبلاً این نکته گفته شده باشد ولی ارزش آن در تکرار است. در انجام کارها هدف گذاری کنید، مصمم و متعهد باشید، در کار خود حرفه ای رفتار کنید و دائماً پیگیر انجام آن باشید. به یاد داشته باشید که داشتن اراده ای استوار برای موفق شدن در انجام کاری، شما را به سمت پیروزی رهنمون می سازد.

+ وظایفی که به هم مرتبط هستند را در یک گروه قرار دهید

فرض کنید در آخر هقته این تکالیف به شما داده شده است: دو پروژه برنامه نویسی، ارسال سه مقاله و دو ویدئو. بجای اینکه به صورت حدسی آنها را دسته بندی کنید، کارهایی را که شبیه به هم هستند را کنار هم بگذارید و انجام دهید. امور گوناگون، فضاهای فکری مختلفی را می طلبند. بنابراین این نکته به ذهن شما اجازه می دهد تا روی کار مشخصی درگیر باشد، به عبارت دیگر، بجای اینکه دائما پرش ذهنی داشته باشید، خط فکری شما حفظ خواهد شد.

+زمانی را برای آرامش یافتن کنار بگذارید

جایی خلوت و بدون هرگونه مزاحمت را برای خود بیابید. گاهی اوقات تنها راه برای انجام کارها، این است که خود را در جایی محبوس نمایید. سعی کنید یکبار این روش را امتحان کنید.در جهان پر استرس ما، هنوز خیلی از افراد نمی توانند زمان لازم برای آرامش یافتن را پیدا کنند. تاثیر سکوت و آرامش در انجام کارها، فوق العاده است. زمانی را برای سکوت و استراحت مطلق در نظر بگیرید، این کار باعث کاهش اضطراب شما خواهد شد و نشان می دهد که شما در انجام کارها فرد عجولی نیستید و از آنجایی که کار خود را با آرامش انجام می دهید، حس رضایت بخشی از کار خود خواهید داشت.

 

” زمان یک مجسمه است، میتوانیم با یادگیری فوت و فن مجسمه سازی ، مجسمه ای خلق کنیم تا سال ها به یادمان باشد و همچنین با نگاه کردن به مجسمه مان به بهترین شکل از ما یاد کنند “

5 پاسخ

فعالیت‌ها و بازتاب‌های این مطلب

  1. […] انجام بدهید،مقاله ما در مورد &#160… در این مورد به […]

  2. […] انجام بدهید،مقاله ما در مورد &#160… در این مورد به […]

  3. […] انجام بدهید،مقاله ما در مورد &#160… در این مورد به […]

دیدگاه خود را ثبت کنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *