,

مستند سازی

 

تعریف:

مستند سازی عبارت است از مکتوب سازی و ثبت رویدادهای مربوط به کارکنان. مستند سازی بنا به دستورات و الزامات قانونی ضرورت دارد. اینها شامل مواردی نظیر امور مربوط به سیاستها و فعالیت های شرکت می شود که باید توسط بخش منایع انسانی و بخش رسمی و غیر رسمی بایگانی در خصوص رویدادهای مربوط به کارکنان صورت گیرد.

مستند سازی شامل فهرستی مکتوب از فعالیتها، مباحثات، حوادث مرتبط با عملکرد، عدم رعایت سیاستها توسط کارمند، فعالیتهای مرتبط با انضباط، هم بخشی های مثبت، جبران و پاداش، بازرسی، ناکامی در رسیدن به اهداف و احراز شرایط، ارزیابی عملکرد و مانند اینها می شود.

مستندسازی به کارفرما یا کارکنان کمک می کند تا مکتوباتی ثبت شده از رویدادها و مباحثات پیش آمده در خصوص یک موقعیت خاص در اختیار داشته باشند. مستندسازی در روابط کاری تأمین کننده‏ی اسناد مثبته ای است که می تواند در اموری نظیر ارتقاء شغلی کارکنان، افزایش حقوق ایشان و فعالیتهای لازم انضباطی (از جمله قطع همکاری) تأثیر گذار باشد.

سیاستها، روندها، دستورالعملهای کارکنان، و برنامه توسعه عملکرد  نیز شکلهای دیگری از مستند سازی هستند که ثبت کننده رفتار مورد انتظار از کارکنان و الزامات محیط کاری که رعایتش برای ایشان لازم است می باشد. این چارچوبها به منظور حفظ یک محیط کارِ منظم و منصفانه که در آن کارکنان می دانند چه انتظاری از ایشان می‏رود، مورد استفاده قرار می گیرند.

مستندسازی همچنین سندی مکتوب از بیانیه هایی است که در خصوص اتهامات احتمالی مربوط به محیط کار زیان آور و شاهدانی که چنین وضعیتی را گزارش می‏دهند، گردآوری شده باشد. اینها شامل مواردی نظیر رفتار نامناسب با کارکنان (مثل رفتار نامناسب جنسیتی) می شود.

مستند سازی ممکن است رسمی بوده و در پرونده شخصی کارمند گردآوری شود. در چنین شرایطی از کارمندان انتظار می رود تا این اسناد را امضاء نموده و تأیید کنند که یک نسخه از آن را دریافت داشته و مرورش کرده‏اند. (البته این امضاء لزوماً به معنی پذیرش بیانیه های موجود در پرونده نیست).

این نوع مستندسازی همچنین دربرگیرنده اسنادی دائمی نظیر تقاضای اشتغال امضاء شده، منابع استخدامی مکتوب، مواد شغلی مرتبط نظیر رزومه و جلدنامه و بررسی پیشینه کیفری افراد می شود. در کنار فایل شخصی کارکنان، برخی مستندسازی های دیگر نظیر فُرم I-9 که مؤید مشروعیت کارکردن فرد کارمند در کشور آمریکا است نیز موجود می باشد. اسناد پزشکی، اسناد FMLA و مانند آنها نیز در این بخش نگهداری می شوند.

البته مستند سازی می تواند غیر رسمی نیز باشد. مانند اسنادی که مدیر از مباحثاتش با کارمندان خویش در طول یک سال کاری نگهداری می کند. مهم است که مدیران این اسناد را برای تمام زیردستان خود داشته باشند. هیچ کارمندی نباید در این مورد از قلم بیافتد. (این امر ممکن است بعداً به عنوان تبعیض قائل شدن در نظر گرفته شود).

مستندسازی رویدادهای حیاتی، چه مثبت و چه منفی، امری است که همواره به مدیران پیشنهاد می شود، چراکه با این کار مدیران می توانند از عملکرد کارکنانشان در دوره های زمانی مختلف آگاهی یابند.

مستند سازی به روشهای  دیگری نیز در سازمانها اتفاق می افتد. روندها، راهنماهای شغلی، و راهنماهای کامپیوتری از آن جمله هستند. اما برای حصول اهداف بخش منابع انسانی، اینها رایج ترین شیوه ها هستند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *